Viisi askelta kokonaisarkkitehtuurityön käynnistämiseen
Kokonaisarkkitehtuuri (enterprise architecture, EA) on parhaimmillaan kustannustehokas tapa kehittämisen johtamiseen ja strategian toimeenpanoon, ja siksi mainio lisä organisaation johtamisjärjestelmään. Mutta miten kokonaisarkkitehtuurityössä pääsee alkuun? Tai kuinka kokonaisarkkitehtuurin voi nostaa uudelleen pinnalle, jos työ on syystä tai toisesta jäänyt taka-alalle?
Kokonaisarkkitehtuurin käynnistäminen ei vaadi raskaita prosesseja – selkeä tavoite, yksinkertaiset työtavat ja yhteistyöhön sitoutuminen riittävät pitkälle. Tämän viiden askeleen ohjelman avulla pääset liikkeelle helposti ja tehokkaasti.
1. Aseta tavoitteet ja suunnittele työtavat
Kokonaisarkkitehtuurityön aloittaminen kannattaa tehdä kevyesti ja ketterästi. Unohda valmiit viitekehykset, kuten TOGAF tai JHS 179, ainakin alkuvaiheessa – ne voivat viedä huomion väärille urille. Sen sijaan keskity siihen, mikä palvelee juuri teidän organisaatiotanne.
Laadi kevyt suunnitelma, jossa vastaat ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- Tavoitteet: Miksi kokonaisarkkitehtuurityötä tehdään? Miten se auttaa organisaatiotasi saavuttamaan strategiset tavoitteensa tai ratkaisemaan toistuvia ongelmia?
- Omistajuus ja sponsorointi: Kuka on kokonaisarkkitehtuurityön puolestapuhuja? Sopivia sponsoreita ovat esimerkiksi CxO-tason johtajat, pääjohtaja ja tietohallintojohtaja.
- Hyödyntäminen: Missä ja mihin kokonaisarkkitehtuurikuvauksia käytetään? Alkuvaiheessa painopiste voi olla projekteissa ja tietohallinnossa, mutta pitkän tähtäimen tavoitteena on tukea myös strategiatyötä ja toiminnan suunnittelua.
- Toimintatavat: Miten arkkitehtuurisisältöjä ylläpidetään ja hyödynnetään? Työtavat kannattaa kytkeä olemassa oleviin prosesseihin, mikä helpottaa työn juurruttamista.
- Sisällöt: Miltä kokonaisarkkitehtuurikuvaukset näyttävät? Aloita kolmella kaaviolla: 1) organisaation toiminta (esimerkiksi kyvykkyydet, prosessit tai palvelut), 2) tiedot (esimerkiksi tietoryhmät tai tietovarannot) ja 3) tietojärjestelmät.
- Resurssit: Ketkä osallistuvat kokonaisarkkitehtuurityöhön ja paljonko aikaa siihen on käytettävissä? Dokumentoi realistisesti käytettävissä olevat resurssit. Saatavilla oleva työvoima vaikuttaa esimerkiksi siihen, kuinka korkealle rima kannattaa asettaa.
- Osaaminen: Millaista kokonaisarkkitehtuuriin liittyvää osaamista teillä on ja miten sitä tullaan kehittämään? Koulutuksia yleensä tarvitaan, varsinkin arkkitehtuuriin vähemmän vihkiytyneille.
- Työvälineet: Mitä työkaluja kokonaisarkkitehtuurityössä käytetään? Aloita yksinkertaisilla työvälineillä, kuten toimisto-ohjelmilla tai ilmaisilla työkaluilla, esimerkiksi Archilla.
2. Suunnittele eteneminen
Etenemisen suunnittelu antaa kokonaisarkkitehtuurityölle selkeän rakenteen ja tavoitteet. Laadi yksinkertainen etenemissuunnitelma – esimerkiksi Gantt-kaavio, jossa on kuvattu tehtävät, vastuuhenkilöt ja aikataulu. Kirjaa siihen esimerkiksi
- Mitä kokonaisarkkitehtuurikuvauksia laaditaan ja milloin.
- Kuinka kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen aloitetaan projekteissa ja päätöksenteossa.
- Millä aikataululla työvälineitä ja toimintatapoja kehitetään.
- Miten kokonaisarkkitehtuurin viestintä organisoidaan.
3. Perusta työryhmä
Kokonaisarkkitehtuurityö on luonteeltaan yhteistyötä. Perusta tiimi, joka vastaa työn edistämisestä, sisältöjen kehittämisestä ja tärkeimpien päätösten valmistelusta. Työryhmän kannattaa olla pieni ja ketterä – alle kymmenen henkilön ryhmä toimii yleensä parhaiten.
Mukana voi olla
- arkkitehteja, jotka osaavat tarkastella asioita sopivalla karkeustasolla (vältä liian teknistä lähestymistä)
- kehittämis- ja järjestelmäpäälliköitä, joilla on vastuualueita arkkitehtuuriin liittyvissä asioissa
- kokonaisarkkitehtuurin sponsori tai omistaja (ainakin satunnaisesti mukana)
- muita keskeisiä henkilöitä, jotka voivat vaikuttaa arkkitehtuurin onnistumiseen.
Työryhmä auttaa varmistamaan, että kokonaisarkkitehtuurityö ei jää irralliseksi, vaan kytkeytyy organisaation muuhun toimintaan.
4. Tee ensimmäiset kuvaukset
Sisältöjen tuottaminen on kokonaisarkkitehtuurityön ytimessä. Aloita ”nauruversiolla” – ensimmäisellä luonnoksella, joka luo pohjan jatkotyöstölle. Työstä kuvauksia asiantuntijoiden ja johdon kanssa ja varmista, että kukin kuvaus viimeistellään ennen seuraavaan siirtymistä. Samalla kannattaa kirjata ylös nykytilan haasteet ja kehittämistarpeet, joilla voit rikastaa kuvauksia. Tämä auttaa varmistamaan, että kuvaukset palvelevat päätöksenteon tarpeita eivätkä jää “hyllyntäytteeksi”.
5. Varmista jatkuvuus
Kokonaisarkkitehtuurityö vaatii pitkäjänteisyyttä. Nimetty vetäjä, selkeä vastuunjako ja hyvä seuranta ovat avainasemassa. Jatkuvuutta tukevat myös
- Vuosikello: Säännöllinen aikataulu kuvausten päivittämiseen ja muiden toistuvien tehtävien hoitamiseen.
- Viestintä ja yhteistyö: Pidä muut tietoisina kokonaisarkkitehtuurityön etenemisestä ja hyödyistä.
- Jatkuva kehittäminen: Arvioi työn tuloksia säännöllisesti ja kehitä toimintatapoja tarpeiden muuttuessa.
Hyvin hoidettuna kokonaisarkkitehtuuri ei ole kertaluontoinen projekti, vaan pysyvä tapa päätöksenteon ja suunnittelun tukemiseen.
Lisätietoja ja käytännön vinkkejä löydät kirjastani Kokonaisarkkitehtuuri: Oppaasi organisaation muutosmatkalla.
Eetu Niemi (KTM, FT) on pitkän linjan kokonaisarkkitehtuurikonsultti, joka on auttanut kymmeniä organisaatioita saavuttamaan konkreettisia hyötyjä kokonaisarkkitehtuurityön avulla.